好奇怪,MS居然不知道自己的Excel中有一個不錯用的新功能。

 

假如您需要在Excel分析工作表中加入大量的操作指引說明或是附註說明文字,您會怎麼做?

將它打在表格下方的空白儲存格中,工作群組中的同仁在編輯資料之前先去檢視該區的提示嗎?還是您會希望如下圖所示,將提示訊息以文字方塊物件顯示在表格的起始端呢? 這當然是比較理想的處理方式。

 

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可是,為什麼其中的提示文字可以有段落編號?可以顯示成2欄式版面?

 

[聽我慢慢道來]

每次面臨新版Office軟體時,我總是會很詳細地研究官方所公布的新增功能說明文件,以期能將新增功能融入新版的圖書之中,讓我的讀者可以充分享受使用新版軟體所帶來的好處。

這還不夠,為了達成指引手冊的寫作模式,我也必須理清每個指令裡的每種選項變化,期盼能在操作示範的設計上不出狀況。

Office 2007/2010版「功能區」先天具有的最大缺點就是:有限的空間無法容納無限的指令,因此難免因排擠效應而使某些指令只好從缺。因此,我也會檢查快捷功能表(用右鍵啟動)中是不是出現有奇特的指令。

 

有一次,在處理Excel上的文字方塊時,有選定所有的文字內容之後,在其快捷功能表發現有[段落][項目符號]兩個指令,這不是Word才有的段落格式指令嗎?怎麼出現在Excel軟體之中,太奇特了。而且在Excel的「常用」及「繪圖工具-格式」索引標籤面板中根本找不到它們,這兩個指令真的可以用嗎?

 

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於是,開始進行一連串的測試,結果發現在[項目符號]指令中執行[項目符號及編號]指令,它所啟動的對話方塊可以進行多種符號及編號的設定作業。

 

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但是,[項目符號及編號]指令的預設效果使第1個中文字遠離編號0.95公分,有點怪怪的。後來,試著在[段落]指令的對話方塊中,將其中的縮排選項改成0.5公分,狀況才得以改善。

 

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為了要在文字方塊中填入背景色彩,通常您會使用在「繪圖工具-格式」索引標籤面板中的[圖案填滿]指令按鈕去處理,我習慣使用群組指令的對話方塊,於是我執行了快捷功能表中的[格式化圖案]指令,當我切換到其中的[文字方塊]標籤畫面上時,看到最下方有一個Word才有的[]指令按鈕,這不是Word文件中才有的專屬格式嗎?

 

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按下此指令按鈕,並將欄數設為2而將間距設為1公分。

 

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結果原先單純的文字方塊就變成您所看到的那種特殊效果了。

 

[奇怪]

1. 這不是2010版才有的功能,早在2007版我就發現它了。

2. Word的文字方塊物件中,沒有這個指令或選項。

3. 在「繪圖工具-格式」索引標籤面板中找不到相對應的指令。

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