目前分類:Office前世今生 (5)

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好奇怪,MS居然不知道自己的Excel中有一個不錯用的新功能。

 

假如您需要在Excel分析工作表中加入大量的操作指引說明或是附註說明文字,您會怎麼做?

將它打在表格下方的空白儲存格中,工作群組中的同仁在編輯資料之前先去檢視該區的提示嗎?還是您會希望如下圖所示,將提示訊息以文字方塊物件顯示在表格的起始端呢? 這當然是比較理想的處理方式。

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改用新版軟體」這個話題,對使用Office的個體戶而言,考慮的問題不是本身,而是周遭朋友是否會因為新版檔案不相容而感到不便?

可是對於大量使用端的企業、團體來說,有能力(經費足、PC配備可)一次全部升級的究竟有幾個。於是,混搭各期Office的狀況就出現了(而且長達數年之久),檔案不相容的戲碼開始在同仁之間開演了起來。

Office 2007版是問題的始作俑者,全新的操作介面致使絕大多數的使用者都必須重新學習,而最大的問題則是:全新的檔案格式。Office 2003版的使用者根本開啟不了2007版的檔案,直到Office 2007上市了數年之後的今天,還有人不知道他的Office 2003必須安裝一個“相容套件”程式才能順利開啟新版軟體所製作的檔案。

現值2011年農曆新春的今天,Office 2010版也已經上市將近一年了,您可知道“檔案存在不相容問題”?

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話說自2010/10中旬,Office試用大兵到本單位上崗了,這段時間裡工作表現也不賴,處理文書跟統計彙算也都滿稱職的。本想,可以享享清福了。無奈,短短的三個月過去了,今日Office大兵突然在下班的時候,跟我提出試用到期的通知,要我在3天內就付費停止試用之間做下決定。

想想,經濟復甦也還沒反應到我們的薪水袋,總是能省則省呀,難道不能再免費支援個幾個月嗎?(當然,如果能一直支援下去,那是最好不過了)

 

於是,我就四處奔走,急著尋找有無延長試用期的良方。正在山窮水盡之時,忽然靈光一現,想起曾經在一本武功密笈(它有個外國的名字叫PChxxx)中看過一則延壽篇,不知合不合用?於是,翻箱倒櫃地找了起來,終於在積滿灰塵的牆角找到了它。

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Office裡的每一個應用程式之功能表結構事實上都含有相同的設計理念,如果使用者可以將它理個清楚,每個軟體都能很快地上手。就好像是武俠小說中的武功心法一樣,習武者如果先學會“武功心法”再套上“招數”,便可以打遍天下無敵手了。現在為您解說Office的功能表結構:

 

檔案(File)---- 凡是涉及外部儲存媒體的作業,MS都以“File”來代表因此,儲存檔案作業(涉及磁碟)及報表列印作業(涉及紙張)的相關指令都在此功能表中。比方說:想由A4紙張改成B4紙張,因涉及紙張改變,故適用的指令是「檔案/版面設定」。

Office 2010除了將跟頁面設計相關的指令分離成「版面配置」索引標籤面板之外,其餘指令的均隱藏「檔案」指令中

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Microsoft Word 2010 是繼 Word 2003 之後,第二次改版,它的前身是Word 2007。這些新版本在程式中增添了許多新功能,而且使用者介面也有重大的變更,為的就是要使 Word 所提供的眾多功能更容易存取。

(內文延用Microsoft官網上的Help說明資訊,官方說法成分居多)


1. 提高工作效率和生產力

新版Word所使用的操作介面,與 Word 2003 的操作介面大有不同。功能表和工具列已經由功能區和後台檢視所取代。針對首次使用 Word 的新手,此介面很直覺化。針對已經有 Word 使用經驗的使用者而言,則需要重新學習此介面。新使用者介面的優點是,可以讓使用者更輕易發揮Office 應用程式的功能,讓使用者能夠事半功倍。

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