Office裡的每一個應用程式之功能表結構事實上都含有相同的設計理念，如果使用者可以將它理個清楚，每個軟體都能很快地上手。就好像是武俠小說中的武功心法一樣，習武者如果先學會“武功心法”再套上“招數”，便可以打遍天下無敵手了。現在為您解說Office的功能表結構：
檔案(File)---- 凡是涉及外部儲存媒體的作業，MS都以“File”來代表，因此，儲存檔案作業(涉及磁碟)及報表列印作業(涉及紙張)的相關指令都在此功能表中。比方說：想由A4紙張改成B4紙張，因涉及紙張改變，故適用的指令是「檔案／版面設定」。
Office 2010除了將跟頁面設計相關的指令分離成「版面配置」索引標籤面板之外，其餘指令的均隱藏「檔案」指令中。
編輯------------ 凡是涉及檔案中資料內容(Excel的工作表、儲存格、圖表或物件;Word的文字、物件;PowerPoint中的物件;Access中的資料、篩選條件、查詢參數、表單及報表中的物件)的處理行為（增、刪、改、移、複製、搜尋、取代等等）之相關指令都包括在此功能表中。
比較特殊的指令有:
Excel的選擇性貼上及到，“選擇性貼上”含有資料內容(公式、值、格式、註解)之特殊處理作業功能；而“到”隱含讓使用者得以迅速地找到特定對象的強力作業功能。
Word的選擇性貼上及到，“選擇性貼上”含有對來源資料內容格式(文字、物件、圖片)之選擇處理功能；而“到”隱含讓使用者得以迅速地找到特定對象(節、頁、書籤、註解)的作業功能。
Access的群組，“群組”是將同一個資料庫中數個有關連的物件組成一個群體，日後只要點選群組名稱，便可只啟動在此群體下的每一個物件。
Office 2010認為這部份的指令是使用者最常使用的，因此將它們集中在「常用」指令面板之中，但眾多指令無法安插在有限的按鈕圖示面板之中，所以有些許指令被藏得非常隱密。
檢視------------ 凡是涉及螢幕顯示效果或視窗物件之有無者，都被組織到「檢視」功能表中。其中有關螢幕檢視效果的指令當然會隨著程式不同而有差異，而Access中因為資料庫內又細分物件，所以它的指令選項變化就更複雜了，必須注意的是設計及檢視模式的切換。
“工作窗格”指令則是Excel XP新增的項目。
Excel才有“資料編輯列”；Word才有“顯示段落符號”而PowerPoint則有母片這種東西。
您說說：為什麼“頁首／頁尾資訊”不是在編輯功能表中而是在檢視功能表中呢？
Office 2010除了備有「檢視」指令面板來掌握切換檢視模式、改變顯示比例、掌控視窗等作業之外，還特別在狀態列的左邊設計了一組「檢視操作區」，作業功能相同但操作簡單。
插入------------ 凡是涉及外來資訊、系統資訊或本體結構以外的資訊之處理行為都被歸納為「插入」類。“外來資訊”是指不是用自身編輯而成的資訊，例如：圖片、影音檔案、物件及超連結等。“系統資訊”是指可以依電腦系統而自動產生的資訊，例如：頁碼、日期與時間、目錄、特殊符號等。而“額外性資訊”是指文件中並不需要它，但因為特殊目的的需要而加入(例如：分隔符號、名稱等等)。
Excel有：
圖表 試算表是以工作表為主體，圖表則是屬於體制外的。
名稱 Excel的名稱是個非常特殊的元件，它可以附著在儲存格範圍上（有點像Word裡的“書籤”）,也可以獨立存在（有點像程式語言中的“變數”），但都不是工作表的資料內容。
符號 凡是無法用鍵盤輸入的符號字元都屬之。
Word有：
分隔設定__ 這是強制性的分頁、分節及分欄設定，不是一般本文內容會打進去的東西。
頁碼______ 它是函數運算後的結果。
日期與時間 它所產生的電腦的系統日期與時間。
數字______ 其作業功能是以功能變數(函數)來進行數字與國字大寫數字的轉換。
功能變數__ 簡單地說：它就是函數。
索引及目錄 它是一個以功能變數所產生的額外資訊。
圖片______ 這類資訊的檔案都不是用Word產生的。
物件____ Word提供一些小程式來處理一些特殊的資訊。例如：方程式。
Access則
特別複雜，因為其中的指令會隨著物件類別而異。
Office 2010擴大解釋〝插入〞的領域。以Excel為例，連「圖表」、「表單」跟「樞紐分析表」都被視為額外性資訊。而在Word中，「表格」也算是插入項目了。
格式------- 用以改變各種資訊(文字、段落、表格、儲存格資料、外來物件等)的外觀之相關指令。
由於Office是一套以物件導向為核心的程式，所以“格式”事實上就是物件的“屬性”設定值。因此在學習此功能表中的指令時，必須特別注意主體(Excel的活頁簿；Word的文件；PowerPoint的投影片；Access的7種物件)的組織層級及物件的類別：
Excel有：
１. 活頁簿＞工作表＞欄列＞儲存格。
２. 物件不在組織結構之中。
３. 儲存格的格式有六種：數字格式、對齊方式、字型、外框、圖樣及保護設定。
４. 工作表有一種“背景”格式，你可以為工作表加上背景但不影響到輸出效果。
５. 多種格式的組合，稱為“樣式”
Word有：
１. 文件＞節＞頁＞欄＞表格＞段落＞字元。而「格式」功能表中的指令則分別跟這些層級元件有關。
２. 物件不在組織結構之中。
３. 跟節／頁相關的格式指令，因涉及紙張，而被歸納在「檔案／版面設定」指令裡。
４. 每一節可以有自己的欄格式(含其下各層資訊的格式)及版面設定。
５. 多種格式的組合，稱為“樣式”
PowerPoint有：
１. PowerPoint的檔案結構比較簡單，它只有投影片跟其中的多種物件。
２. PowerPoint沒有“樣式”的設計。
Access有：
由於Access的主要功能在於記錄的管理處理，它比較不講究外觀，因此格式功能表中的指令在檢視模式下是影響資料表格；在設計模式下則傾向協助處理控制項。
Office 2007將「格式」功能表中的指令融合到「常用」指令面板之中。還特別強化“樣式”的作業功能，再加上佈景主題的推波助瀾，樣式就更力複雜了。Excel在「條件式格式」上有極大的改良，是值得細心學習的一個大課題。
但是不論Office 2010如何將指令重組，屬於文件主體的組織層級依舊沒改變，而這一部份才是學習Office的核心關鍵。
工具-------- 屬於附加性質的作業功能之指令。作業功能的有無？則屬於「工具」功能表中的『選項』指令。需要特別注意的有：
增益集
巨集
自訂
保護
追蹤修訂
信件與郵件(Word特有)
資料庫關聯圖;資料庫公用程式(Access特有)
Office 2007打散了將此功能表中的指令。原先最重要的「工具／選項」指令被藏在「檔案」功能表中，不太好找到而且變得不容易操作。部份指令被獨立出來，例如Word的“合併列印”擴大成「郵件」指令面板；而“校訂”、“文件保護”、“版本管理”等作業功能則集中成「校閱」指令面板。Excel亦同。
變形蟲------ 這組功能表我稱它是”變形蟲”，是因為它會隨著程式而變化。
Excel叫“資料”是工作表中的一種特殊資訊處理功能，所以有一組專屬指令來掌握有關大量資料處理的綜合事務(排序、篩選、小計、交叉分析表、運算列表等)。
Word叫“表格” 是文件中的一種特殊資訊類別，所以有一組專屬指令來掌握所有的綜合事務(建立、格式、選取、插入、工具都含括在內)。在表格中最值得的注重的一個觀念是：任何一個儲存格都可視為一個可含有“段落本文”的資料儲存區；而表格本身也是一個物件。
PowerPoint叫“投影片放映”是一組掌握投影片放映特效綜合事務(排程、切換、錄音、預演、文字特效等)的指令。
Access叫“記錄”或“查詢”。隨著物件類別及模式狀態不同而異。
Office 2010把這種隨物件而出現的功能表設計成一種情境指令面板。當你在操作圖片、圖表、文字方塊、表格、樞紐分析表、頁首／頁尾、文字藝術師．．等物件時，便會在功能區中出現相對應的指令面板，以提供相關的指令。
視窗-------- 在Windows作業環境之中，每一個文件或應用程式都會有一個專屬的視窗，所有涉及多重視窗的操作功能都用「視窗」功能表中的指令來掌握。
Office 2007將此功能表中的指令全部融合到「檢視」指令面板之中。
說明-------- 這當然是在您不會使用程式時才必須執行的指令群，而且是看了以後還是不太懂的地方。其中有個“偵測與修護功能”指令可用以復原被損壞的程式。2003版開始，Help在On-line及離線的分別，要On-line就必須驗明正身。
Office 2010把啟動Online Help的指令完全取消了，你一定得按下[F1]功能鍵不可。而有關維修程式的指令則融合到「選項」對話方塊之中。
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