Office裡的每一個應用程式之功能表結構事實上都含有相同的設計理念,如果使用者可以將它理個清楚,每個軟體都能很快地上手。就好像是武俠小說中的武功心法一樣,習武者如果先學會“武功心法”再套上“招數”,便可以打遍天下無敵手了。現在為您解說Office的功能表結構:

 

檔案(File)---- 凡是涉及外部儲存媒體的作業,MS都以“File”來代表因此,儲存檔案作業(涉及磁碟)及報表列印作業(涉及紙張)的相關指令都在此功能表中。比方說:想由A4紙張改成B4紙張,因涉及紙張改變,故適用的指令是「檔案/版面設定」。

Office 2010除了將跟頁面設計相關的指令分離成「版面配置」索引標籤面板之外,其餘指令的均隱藏「檔案」指令中

 

編輯------------ 凡是涉及檔案中資料內容(Excel的工作表、儲存格、圖表或物件;Word的文字、物件;PowerPoint中的物件;Access中的資料、篩選條件、查詢參數、表單及報表中的物件)的處理行為(增、刪、改、移、複製、搜尋、取代等等)之相關指令都包括在此功能表中。

比較特殊的指令有:

Excel選擇性貼上選擇性貼上”含有資料內容(公式、值、格式、註解)之特殊處理作業功能;而“”隱含讓使用者得以迅速地找到特定對象的強力作業功能。

Word選擇性貼上選擇性貼上”含有對來源資料內容格式(文字、物件、圖片)之選擇處理功能;而“”隱含讓使用者得以迅速地找到特定對象(節、頁、書籤、註解)的作業功能。

Access群組群組”是將同一個資料庫中數個有關連的物件組成一個群體,日後只要點選群組名稱,便可只啟動在此群體下的每一個物件。

Office 2010認為這部份的指令是使用者最常使用的,因此將它們集中在「常用」指令面板之中,但眾多指令無法安插在有限的按鈕圖示面板之中,所以有些許指令被藏得非常隱密

 

檢視------------ 凡是涉及螢幕顯示效果或視窗物件之有無者,都被組織到「檢視」功能表中。其中有關螢幕檢視效果的指令當然會隨著程式不同而有差異,而Access中因為資料庫內又細分物件,所以它的指令選項變化就更複雜了,必須注意的是設計及檢視模式的切換。

工作窗格”指令則是Excel XP新增的項目。

 Excel才有“資料編輯列”;Word才有“顯示段落符號”而PowerPoint則有母片這種東西。

您說說:為什麼“頁首/頁尾資訊”不是在編輯功能表中而是在檢視功能表中呢?

Office 2010除了備有「檢視」指令面板來掌握切換檢視模式、改變顯示比例、掌控視窗等作業之外,還特別在狀態列的左邊設計了一組「檢視操作區」,作業功能相同但操作簡單。

 

插入------------ 凡是涉及外來資訊、系統資訊或本體結構以外的資訊之處理行為都被歸納為「插入」類。外來資訊”是指不是用自身編輯而成的資訊,例如:圖片、影音檔案、物件及超連結等。“系統資訊”是指可以依電腦系統而自動產生的資訊,例如:頁碼、日期與時間、目錄、特殊符號等。而“額外性資訊”是指文件中並不需要它,但因為特殊目的的需要而加入(例如:分隔符號、名稱等等)

Excel有:

圖表    試算表是以工作表為主體,圖表則是屬於體制外的。

名稱    Excel的名稱是個非常特殊的元件,它可以附著在儲存格範圍上(有點像Word裡的“書籤”),也可以獨立存在(有點像程式語言中的“變數”),但都不是工作表的資料內容。

符號    凡是無法用鍵盤輸入的符號字元都屬之。

Word有:

分隔設定__ 這是強制性的分頁、分節及分欄設定,不是一般本文內容會打進去的東西。

頁碼______ 它是函數運算後的結果。

日期與時間 它所產生的電腦的系統日期與時間。

數字______ 其作業功能是以功能變數(函數)來進行數字與國字大寫數字的轉換。

功能變數__ 簡單地說:它就是函數。

索引及目錄 它是一個以功能變數所產生的額外資訊。

圖片______ 這類資訊的檔案都不是用Word產生的。

物件____ Word提供一些小程式來處理一些特殊的資訊。例如:方程式。

 

Access

特別複雜,因為其中的指令會隨著物件類別而異。

Office 2010擴大解釋〝插入〞的領域。以Excel為例,連「圖表」、「表單」跟「樞紐分析表」都被視為額外性資訊。而在Word中,「表格」也算是插入項目了。

 

格式------- 用以改變各種資訊(文字、段落、表格、儲存格資料、外來物件等)的外觀之相關指令。

由於Office是一套以物件導向為核心的程式,所以“格式”事實上就是物件的“屬性”設定值。因此在學習此功能表中的指令時,必須特別注意主體(Excel的活頁簿;Word的文件;PowerPoint的投影片;Access7種物件)的組織層級及物件的類別:

Excel有:

                        1.  活頁簿>工作表>欄列>儲存格

                        2.  物件不在組織結構之中。

                        3.  儲存格的格式有六種:數字格式、對齊方式、字型、外框、圖樣及保護設定。

                        4.  工作表有一種“背景”格式,你可以為工作表加上背景但不影響到輸出效果。

                        5.  多種格式的組合,稱為“樣式

Word有:

                                                 1.   文件>節>頁>欄>表格>段落>字元。而「格式」功能表中的指令則分別跟這些層級元件有關。

                                                 2.   物件不在組織結構之中。

                                                 3.   節/頁相關的格式指令,因涉及紙張,而被歸納在「檔案/版面設定」指令裡。

                                                 4.   每一節可以有自己的欄格式(含其下各層資訊的格式)及版面設定。

                                                 5.   多種格式的組合,稱為“樣式

PowerPoint有:

                                                 1.   PowerPoint的檔案結構比較簡單,它只有投影片跟其中的多種物件。

                                                 2.   PowerPoint沒有“樣式”的設計。

Access有:

由於Access的主要功能在於記錄的管理處理,它比較不講究外觀,因此格式功能表中的指令在檢視模式下是影響資料表格;在設計模式下則傾向協助處理控制項。

Office 2007「格式」功能表中的指令融合到「常用」指令面板之中。還特別強化樣式的作業功能,再加上佈景主題的推波助瀾,樣式就更力複雜了。Excel在「條件式格式」上有極大的改良,是值得細心學習的一個大課題。

但是不論Office 2010如何將指令重組,屬於文件主體的組織層級依舊沒改變,而這一部份才是學習Office的核心關鍵。

 

工具-------- 屬於附加性質的作業功能之指令。作業功能的有無?則屬於「工具」功能表中的『選項』指令。需要特別注意的有:

增益集

巨集

自訂

保護

追蹤修訂

信件與郵件(Word特有)

資料庫關聯圖;資料庫公用程式(Access特有)

Office 2007打散了將此功能表中的指令。原先最重要的「工具/選項」指令被藏在「檔案」功能表中,不太好找到而且變得不容易操作。部份指令被獨立出來,例如Word合併列印擴大成「郵件」指令面板;而校訂文件保護”、“版本管理等作業功能則集中成「校閱」指令面板。Excel亦同。

 

變形蟲------ 這組功能表我稱它是”變形蟲”,是因為它會隨著程式而變化

Excel叫“資料”是工作表中的一種特殊資訊處理功能,所以有一組專屬指令來掌握有關大量資料處理的綜合事務(排序、篩選、小計、交叉分析表、運算列表等)

Word叫“表格 是文件中的一種特殊資訊類別,所以有一組專屬指令來掌握所有的綜合事務(建立、格式、選取、插入、工具都含括在內)。在表格中最值得的注重的一個觀念是:任何一個儲存格都可視為一個可含有“段落本文”的資料儲存區;而表格本身也是一個物件。

PowerPoint叫“投影片放映”是一組掌握投影片放映特效綜合事務(排程、切換、錄音、預演、文字特效等)的指令。

Access叫“記錄”或“查詢”。隨著物件類別及模式狀態不同而異。

Office 2010把這種隨物件而出現的功能表設計成一種情境指令面板。當你在操作圖片、圖表、文字方塊、表格、樞紐分析表、頁首/頁尾、文字藝術師..等物件時,便會在功能區中出現相對應的指令面板,以提供相關的指令。

 

視窗-------- Windows作業環境之中,每一個文件或應用程式都會有一個專屬的視窗,所有涉及多重視窗的操作功能都用「視窗」功能表中的指令來掌握。

Office 2007將此功能表中的指令全部融合到「檢視」指令面板之中。

 

說明-------- 這當然是在您不會使用程式時才必須執行的指令群,而且是看了以後還是不太懂的地方。其中有個“偵測與修護功能”指令可用以復原被損壞的程式。2003版開始,HelpOn-line及離線的分別,要On-line就必須驗明正身。

Office 2010把啟動Online Help的指令完全取消了,你一定得按下[F1]功能鍵不可。而有關維修程式的指令則融合到「選項」對話方塊之中。

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  • 張妹
  • 老師:
    30小時好快就結束了,真是意猶未盡,您精闢的講解與說明讓我收穫許多,每次上課我都覺得時間好快,想在老師身上挖寶,但是自己能耐有限,要聽老師的話循序漸進根基方會穩固,老師謝謝您,這段時間您辛苦了下課時間常常被我耽誤,到後期我有稍微克制自己,下課時您需要休息就不太敢提太多問題,但我是問題阿巴桑就是覺得想要把握您在身邊的日子,希望在最短時間能再與您相聚。並請您身體多保重,感冒早日康復!!!萬歲