Microsoft Word 2010 是繼 Word 2003 之後,第二次改版,它的前身是Word 2007。這些新版本在程式中增添了許多新功能,而且使用者介面也有重大的變更,為的就是要使 Word 所提供的眾多功能更容易存取。

(內文延用Microsoft官網上的Help說明資訊,官方說法成分居多)


1. 提高工作效率和生產力

新版Word所使用的操作介面,與 Word 2003 的操作介面大有不同。功能表和工具列已經由功能區和後台檢視所取代。針對首次使用 Word 的新手,此介面很直覺化。針對已經有 Word 使用經驗的使用者而言,則需要重新學習此介面。新使用者介面的優點是,可以讓使用者更輕易發揮Office 應用程式的功能,讓使用者能夠事半功倍。

 

1.1 使用功能區尋找您需要的命令

新型功能區是依工作類別將指令工具劃分成標籤及群組,讓最常使用的指令近在手邊。在 Word 2010 中,您甚至可以自訂功能區。全新的結果導向使用者介面會在您有需要時,以清楚而且有系統的方式呈現:

   索引標籤採用工作導向的設計。

   在各索引標籤內的群組,將工作分解成更小的子工作。

   各個群組中的命令按鈕,會執行命令或顯示命令功能表。

   從預先定義的樣式、表格格式、清單格式、圖形效果等的文件庫中進行選取,以節省時間並且充分運用強大的 Word 功能。

   新使用者介面可以讓您在文件中套用格式時免於猜測結果。格式選項的文件庫可以讓您在確認進行變更前,讓您即時預覽文件中的格式。

 

【個人評述】

v 眾多指令要擠入有限的空間,必有疏漏。”找不到指令”是使用者最大的困擾。

v 軟體核心的語言(VBA)以物件為導向;而功能區以工作為導向。結果是:有利初學者,卻不利軟體應用的高階學習。使用者永遠在低階功能層打轉。

 

1.2 在後台檢視中掌控您的文件

Microsoft Office 後台檢視中,您可以執行各種檔案作業(建立、儲存,編輯檔案資訊、檢查檔案是否有隱藏的中繼資料)及設定選項。後台檢視是Office使用者介面中的創新設計。

 

【個人評述】

v Office 2007的敗筆之一(另一個是功能區不可以自訂)。檔案處理事務是電腦作業中最重要的工作之一,但當初卻把這一組指令隱藏在一個按鈕之中。

 

1.3 [文件導覽]窗格和[搜尋]功能

利用新的[文件導覽]窗格和[搜尋]功能,即可輕鬆瀏覽冗長的文件

Word 2010 中,您可以快速瀏覽冗長的文件。也可以輕鬆地藉由拖放標題來重新組織文件,而不需要複製和貼上。而新的[搜尋]功能則可以使用遞增搜尋來尋找內容,而不需要確切知道想要尋找的內容,而且更簡易操作。

 

【個人評述】

v [文件導覽]窗格並不是新東西,它是早在Word 2003就有的文件引導模式只是改個新的操作界面

v 不是任何長文件都有效用,必須是帶有大綱樣式的長文件。

v 頁面瀏覽模式設計得不好,頁面尺寸有最低限制,而且尺寸還不算小,使得一個螢幕長度只能瀏覽1.5個頁面,操作起來極為不便。至少在中文繁體版是如此。(「螢幕解析度調高一點就好了」,呆人才這麼做,我可不願意為設計不良來傷害自己的視力)

v 搜尋功能設計得不錯,有點加分。可惜,取代功能卻沒有融入,功德只做一半。

 

1.4 使用 OpenType 功能微調文字

Word 2010 支援進階文字格式功能,包括各種連音符號設定,以及供您選用的樣式集和數字形式。這些新功能可與許多 OpenType 字型搭配使用,以達到最佳印刷效果。

 

【個人評述】

v 中文環境無效用。

 

1.5 按幾下滑鼠即可新增預設格式的元素

使用 Word 2010,您就可以運用建置組塊來新增預設格式內容至文件。建置組塊還可以循環使用常用的內容,讓您省時又省力。

   當您處理來自特定範本類型的文件 (例如報表) 時,您可以從預設格式之封面、重要引述、頁首及頁尾的文件庫中進行選取,讓您的文件變得更美觀。

   若您要自訂預設格式的內容,或是您的組織會常用同一段內容 (例如免責聲明文字或客戶連絡資訊),您只需要按一下滑鼠,從文件庫中進行選取來建立自己的建置區塊。

 

【個人評述】

v 這也不是新東西,早在Word 97它叫做自動圖文集功能是有增長,但操作介面並不簡易

 

2. 透過炫麗的圖形更有效地傳達訊息

新增的圖形與圖表功能包括 3D 圖形、透明、延伸陰影及其他效果。

 

2.1 在圖像中新增美術效果

使用 Word 2010,您就可以在圖片上套用進階美術效果,讓照片看起來更像是素描、繪畫或油畫。您不需要使用其他相片編輯程式,即可增強圖像的效果。

其他圖形增強功能包括:

   圖片校正,可讓您微調圖像。

   可以移除圖片中不想要的部分,例如背景。

   您可以快速擷取畫面,在文件中包含視覺化的圖例。

 

【個人評述】

v Word並不是影像處理軟體,能快速擷取螢幕畫面固然是個不錯的點子,但也僅限於擷取到Word文件之中,如果你想將所得圖片儲存成圖檔;或是對所得圖片進行後製作業,那就無能為力了。

v [多媒體藝廊]被宰割開了,而且好像也不再提供附贈的美工圖庫圖檔,你必須上網去下載

 

2.2 立即將新的外觀與風格套用至您的文件

樣式可以讓您快速格式化文件中的主要元素,例如標題(Heading)及副標題。樣式是多種格式設定的組合,例如字型名稱、大小、色彩、段落對齊方式及段落間距。使用樣式套用格式時,可以簡化冗長文件的格式設定變更。例如,您可以僅變更單一標題樣式,而不需要變更文件中每一個標題的樣式。

樣式定義會與樣式集和佈景主題設定互動,以提供各種一致、專業式的設計組合。藉由使用樣式集和佈景主題設定,您可以快速地變更整個文件的文字、表格及圖形的外觀,以符合您喜好的樣式或色彩配置。

 

【個人評述】

v 樣式不是新功能。早在Word 97以前就有了。

v 樣式是非常複雜的作業功能,[常用/樣式]群組中的內容看似簡單,那是設計團隊刻意塑造的簡易形象。按下[常用/樣式]群組按鈕,然後逐一去點選在各個對話方塊下方的指令按鈕,您就知道我的陳訴是真實的。使用者真的不需要這些作業功能嗎如果不需要,為什麼不直接刪掉?如果需要,為什麼藏得那麼難找?

v [段落間距]是眾多段落屬性中的一個項目而已,可是它被單獨設計在[常用/樣式/變更樣式]指令的副次功能表之中。其實,縮排、定位點、框線及編號方式等段落屬性都可以設計在樣式之中的

 

2.3 加入數學方程式

Word 2010 簡化了在文件中插入數學符號和公式的方式。只要到[插入]索引標籤並按一下[方程式],即可從內建的方程式庫進行選擇。您可以使用[方程式工具]關聯式索引標籤來編輯方程式。

 

【個人評述】

v 一樣是新的操作介面而不是新功能。以前您必須使用[插入/物件/方程式]指令來產生

 

2.4 輕鬆地避免發生拼字錯誤

依舊是個對中文無效用的作業功能

當您撰寫文件以供他人閱讀時,當然不會想要讓拼字錯誤模糊訊息的焦點,或是造成您的專業性受到質疑。新的拼字檢查功能可以讓您信心十足地輕鬆散發工作成果:

Office 2007 中的拼字檢查功能,已變得在所有 Microsoft Office system 程式中更一致。這項變更的範例包含:

   目前有許多拼字檢查選項都已變成全域選項。如果您在一個 Office 程式中變更其中一個選項,所有其他 Office 程式的這個選項也會隨之改變。

   除了共用相同的自訂字典以外,所有程式都可以使用相同的對話方塊來管理這些字典。

拼字檢查程式可以找出並標示一些上下文的拼字錯誤。您是否曾經犯過像是 I will see you their. 的打字錯誤?在 Word 2010 中,您可以啟用[使用關聯式拼字檢查]選項以利找出及修正這種錯誤。此選項適用於英文、德文或西班牙文的文件拼字檢查作業。

您可以針對所建立的一份或所有文件來停用拼字及文法檢查功能。

 

【個人評述】

v 中文環境無效用。錯的沒找到,對的卻跟您加上了紅綠底線。

 

3. Word 無所不在

Word 2010 中,您可以隨時隨地發揮既熟悉又好用的 Word 功能。您可以直接使用瀏覽器以及行動電話來檢視、瀏覽及編輯 Word 文件,而不犧牲文件的豐富內容和功能性。

即使您沒有 Word 可用,只要將文件儲存在 Web 伺服器上,即可使用Word Web應用程式,直接在瀏覽器中開啟文件。您不但可以在其中檢視文件,甚至還能進行變更。

 

3.1 信心十足地與他人合作

Word 2010 可協助您提升與同事共同作業的工作效率和安全性。多位作者可以同時在 Word 中處理同一份文件。您不再需要以電子郵件附件傳送文件的複本。或者,如果選擇傳送文件的草稿給其他使用者,Word 2010 可以協助您有效率地收集和管理他們所做的修訂和註解。當您備妥要發佈文件時,Word 2010 可以協助您確保發佈的文件中,沒有尚未解決的修訂和註解。

 

【個人評述】

v 但是關鍵的前提是:工作群必須是處理內部網路且設定檔案分享;或是機關單位架有Microsoft SharePoint伺服路作業環境。

 

3.2 同時處理同一份文件

Word 2010 中,您可以直接在 Word 中進行合作,不必以電子郵件附件傳送或以 [新增功能評析_最後版本.docx] 之類的名稱儲存草稿文件。您只要開啟文件就可以開始工作,而且您還可以了解誰正在與您進行共同作業,以及他們正在編輯的位置。

當您開啟共用文件時,Word 會自動快取文件,使您可以離線變更文件,當您再次上線時,Word 會自動同步處理您的變更。當您必須離開辦公室工作時,不必再擔心當您回到辦公室時需要儲存本機複本,或需手動將您的變更合併到伺服器上的文件。

多位作者可以同時編輯一份文件,並使彼此的變更保持同步處理。作者可以封鎖他正在處理的文件區域。

 

【個人評述】

v 關鍵的前提是:工作群必須是處理內部網路且設定檔案分享;或是機關單位架有Microsoft SharePoint伺服路作業環境。

v 所有的工作群同仁能同時堅守在崗位上嗎?能立即對問題提出反應或意見嗎?每個人的打字速度都及格嗎?“同時”究竟有多大的意義?開個視訊會議不是更簡單嗎?

 

3.3 尋找並移除文件中的隱藏中繼資料和個人資訊

在您與其他人共用文件之前,可以使用[文件檢查]來檢查文件是否含有隱密的中繼資料、個人資訊或儲存在文件中的內容。[文件檢查]可以尋找並移除一些資訊,例如註解、版本、追蹤修訂、筆跡標註、文件摘要資訊、文件管理伺服器資訊、隱藏文字、自訂 XML 資料,以及頁首及頁尾中的資訊。[文件檢查]可以協助您確保與其他人共用的文件不會包含任何隱密的個人資訊或組織不想要散佈的任何隱密內容。此外,您的組織可以自訂[文件檢查],以便新增其他隱密內容類型的檢查項目。

 

3.4 將數位簽章或簽章欄新增至文件

您可以在文件中加入數位簽章,以確保文件的驗證性、完整性及原始性。您可以在 Word 2010 文件中加入隱藏的數位簽章,或是插入 Microsoft Office 簽章欄,除了數位簽章外再另外擷取可見的簽名圖示。

Office 文件中使用簽名欄擷取數位簽章的功能,讓組織能夠在合約等文件上使用無紙化簽署程序。數位簽章與紙上簽章不同,可提供確實的簽署記錄,讓您將來能夠驗證簽章。

 

3.5 Word 文件轉換為 PDF XPS

Word 2010 支援將檔案匯出成下列格式:

   可攜式文件格式 (PDF) PDF 是版面配置固定的電子檔案格式,可以保存文件格式,而且具有檔案共用的功能。在線上檢視或列印 PDF 檔案時,可以確保其格式完全符合使用者的預期,而且其他人無法變更檔案中的資料。如果要以商業印刷方式輸出文件,PDF 格式也相當管用。

   XML Paper Specification (XPS) XPS 是一種電子檔格式,可以保存文件格式,而且具有檔案共用的功能。在線上檢視或列印 XPS 檔案時,可以確保其格式完全符合使用者的預期,而且其他人無法變更檔案中的資料。

 

3.6 識別並管理具有潛在風險的文件

如果 Office 2010 中有某個檔案似乎來自具有潛在風險的位置 (例如網際網路),檔案將在受保護的檢視中開啟。受保護的檢視與其他唯讀檢視的外觀很類似。受保護的檢視可以讓您查看文件的內容,以適當地決定是否要信任該檔案。

 

3.7 防止變更文件的最終版本

在您與其他人共用文件的最終版本之前,可以使用[標示為完稿]命令,讓文件成為唯讀狀態,並告知其他人您是共用最終版本的文件。當文件標示為完稿時,輸入、編輯命令及校訂標記都會停用,檢視文件的人也無法在不小心的情況下變更文件。[標示為完稿]命令並非安全性功能,然而,任何人都可以藉由關閉[標示為完稿],來編輯標示為完稿的文件。

 

【個人評述】

v 這是不是該稱為防君子不防小人

 

3.8 超越文件

當電腦與檔案互連時,若要將文件儲存在小巧、穩固且可支援眾多平台的檔案中,將耗費許多成本,而這種情況越來越常見。為了因應這項需求,2010 Office版本在 XML 支援方面有了新的進展。新的 XML 架構檔案格式,讓 Word 2010 的檔案變得更小巧、更穩固,而且與資訊系統及外部資料來源密切整合。

降低檔案大小及改善損毀修復

新的 Word XML 格式是一種經過壓縮及分隔的檔案格式,可大幅減少檔案大小,並且有助於確保受損或損毀的檔案得以輕易修復。

 

【個人評述】

v 附帶而來的是版本間檔案不相容問題。或許這是必要的痛。

 

3.9在文件資訊面板中管理文件摘要資訊

[文件資訊面板]可讓您在處理 Word 文件時很容易檢視並編輯文件摘要資訊。[文件資訊面板]會顯示在 Word 文件的最上方。您可以使用[文件資訊面板]來編輯伺服器文件的文件摘要資訊,更新的摘要資訊會直接儲存至伺服器。

例如,您可以使用某部伺服器來追蹤文件的編輯狀態。當您完成文件的編輯時,您可以開啟[文件資訊面板],將文件的編輯狀態從[草稿]變更為[完稿]。當您將文件存回伺服器時,也會在伺服器上更新編輯狀態的變更。

若將文件範本儲存在 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 伺服器的文件庫中,此文件庫可能會包含儲存範本相關資訊的自訂內容。例如,您的組織可能會要求您透過填入[類別]內容,將文件庫中的文件加以分類。使用[文件資訊面板],可以直接在 Word 環境中編輯此類內容。

 

【個人評述】

v 關鍵的前提是:工作群必須是處理內部網路且設定檔案分享;或是機關單位架有Microsoft SharePoint伺服路作業環境

v 你知道啟動[文件資訊面板]的指令被藏在那裡嗎?猜猜看

v 視窗標題及功能區佔掉了6列,而[文件資訊面板]佔掉了7列。您的螢幕高度究竟有多大?我的21吋螢幕在啟動後,只能看到5行文件內容

 

3.10 避免遺失工作內容

Microsoft Office 2010 提供了功能更強大的復原工具,以防萬一 Word 2010 發生問題或是您意外關閉程式而未儲存檔案。

如果你在對文件進行編輯行為後,沒有儲存便關閉檔案,Word 2010會自動儲存下該檔案的最後版本,下回當您重新開啟此文件檔案時,便可以找到並輕鬆取回未儲存的檔案。

Word 2010會依指定的時間(預設或使用者設定)間隔地自動儲存檔案的版本,當電腦當機或Word程式不正當關閉時,自動儲存的暫存檔會在您重新啟動Word時,提供復原檔案內容的選擇機會。

原創撰稿(本書內容就屬此類)的過程中,究竟是:先陳述應用時機?還是先介紹指令功能?總是難免反反覆覆。當你努力撰文1~2小時後,終於下定決心採用第一個構想的版本時(那是出現在85分鐘前的構思),由於其間進行不下數百次的編輯行為(增刪一個中文字都算1),復原功能(Undo)已經無能為力了。你要重新撰寫嗎?除此之外,章節順序的對調行為就更見頻繁了。

由於Word 2010有依時序留下先前版本的暫存記錄,因此即使其間你已經將作用文件予以儲存起來(覆蓋掉硬碟上的檔案),在尚未關閉文件之前,您還是可以後悔的,只須在「檔案/資訊/管理版本」指令的後台檢視工作窗格中,瀏覽先前版本的記錄訊息,便可選擇復原某一次版本的內容,然後您就可以進行版本間的比較分析、存成另一個文件檔或取代掉現有版本。在其間的另存新檔行動會清除掉原有的自動儲存檔案版本記錄。關閉作用文件後,檔案的暫存版本當然就會消失不見。

 

【個人評述】

v 這項改良是不錯的設計。

v 中間的另存新檔行為,會將版本記錄予以清除掉。

v 中途切換到其它軟體去處理某些事物時,預定存檔時間確定會因而拉長。

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